Aki esetleg lemaradt volna az egész „buliról”, íme néhány gondolat, ami a rendkívül hasznos találkozó után bennem mély nyomot hagyott. Vendégünk Gyarmati Zsuzsa volt, aki a Privy Council Communications ügyfélkapcsolati igazgatója. Nagyon tetszett, hogy a kezdetektõl egy laza hangulat alakult ki a résztvevõk között és végre bátran lehetett kérdezni egy profitól, aki ráadásul szívesen is válaszolt a kérdéseinkre!

A találkozó témája a „Kezdetek kezdete” címet is viselhetné, ha nagyon be akarnánk szorítani egy skatulyába. Szó volt az állásinterjútól kezdve egészen a jó ill. rossz sajtóközleményig mindenrõl. Zsuzsa elmondta, hogy aki teheti, próbáljon meg ügynökségnél elhelyezkedni, hiszen ott lehet a legtöbbet tanulni. Ott van rá a legjobb lehetõséged, hogy átültesd a gyakorlatba a fõiskolán elméletben megtanultakat, hiszen a szakma szinte minden területébe bepillantást nyerhetsz. Bíztatóan hangzott, hogy 1-2 gyakornoki pozíció több helyen van, csak nyomulni kell érte. Szóval légy PROAKTÍV!

Bevezetésnek ennyi épp elég volt. Most vegyük szépen sorba az elhangzottakat!

Elõször az állásinterjúról beszélgettünk, arról, hogy hogyan tudjuk meggyõzni a HR-es vagy éppen minket felvételiztetõ munkatársat, hogy mi kellünk nekik. Lényeges a megfelelõ öltözet – kosztüm, öltöny –, a határozott fellépés és a hozzáállás. Lássák rajtad az eltökéltséget, hogy jól informált vagy és hogy érdekel a szakma minden szeglete.

Ha már eljutottál odáig, hogy a cég munkatársaként megkapod az elsõ feladatodat, akkor a legelsõ dolog, hogy gyûjts be minden lehetséges információt az ügyfélrõl. Konkrétan: háttéranyagok az ügyfélrõl és a tevékenységi területérõl, ki a kontaktember a cégnél, kit hogyan szólíts, és minden apró részletet, ami fellelhetõ az ügyfélrõl. Nincs haszontalan információ: soha nem tudhatod, hogy mikor lesz szükséged egy elsõre jelentéktelennek tûnõ részletre. Az elsõ hetek legfontosabb tétele, hogy ha nem tudsz valamit, akkor kérdezz! A profik is voltak kezdõk egyszer, tisztában vannak az elsõ lépések nehézségeivel. Ne keress kifogásokat: a „Nem tudtam, hogyan kell megcsinálni!” mondatot jobb, ha örökre elfelejted.

Bevett gyakorlat, hogy a friss emberek kezdõ feladata a médiafigyelés („monitoring”), ami nem éppen a szakma legérdekesebb része, de ez jelenti az alapozó lépések egyikét. Fontos, hogy az anyag, amelyet kiadsz a kezedbõl, az formailag és a tartalmat tekintve is pontos legyen. Az ügynökségeknek vannak sablonjaik, amelyeket a munka kezdete elõtt kérj be és alaposan tanulmányozd át: már könnyebb dolgod lesz. Fókuszálj a kulcsszavakra! Az, hogy mennyi idõ múlva kapsz a médiafigyelésnél komolyabb feladatot, nagymértékben függ a teljesítményedtõl és a munkabírásodtól. Fontos tehát a proaktivitás, az érdeklõdés.

A következõ témánk a sajtólista volt. Fontos, hogy egyfolytában aktualizálni kell: ne hagyd, hogy elévüljön! A legjobb, ha Access programot használsz, és abban tárolod az adatokat. A sajtólistának tartalmaznia kell a legfontosabb adatokat az adott médiumról. Hogy csak néhányat említsek: levelezési cím, kontaktszemély, fõszerkesztõ, szerkesztõ, telefon, e-mail, stb. A sajtólista tematikáját számos módon el lehet készíteni: az adott feladat határozza majd meg, hogy éppen melyiket kell használnod.

Ha már megvan a sajtóadatbázisunk, akkor fontos tudnunk, hogy kinek kell eljuttatni a sajtóközleményt. Általában akkor adunk ki sajtóközleményt, ha valami lényeges (értsd: hírértékû) közölnivalónk van. Tartalmilag kövessük a már jól ismert ’fordított piramis’ szabályt, vagyis a legfontosabb tudnivalókat a legelejére és innen hírérték szerint csökkentve adagoljuk az információkat. A formátum nagyon sokat számít! Legyen címe (tudjátok: rövid, tömör, figyelemfelkeltõ), lead-je (rövid összefoglaló, hogy mirõl is van szó), aztán jöhet a hosszas kifejtés, ami azért lehetõleg férjen bele egy A/4-es oldalba.

Szó volt a médiaszervezésrõl is. Nagyon fontos az idõpontválasztás. Más idõpontot adjunk meg, ha azt szeretnénk, hogy a lehetõ legtöbb médium foglalkozzon a témával, mást, ha interjút szervezünk és megint más idõpont a megfelelõ, ha a lehetõ legtöbb résztvevõ a cél egy rendezvényen. Ezek az események sok esetben étkezéssel összekötöttek. A reális tervezés és a felkészültség elengedhetetlen! Nagyon nem mindegy, hogy szólítod meg a fõszerkesztõt, a témafelelõst, vagy a riportert; elõfordul, hogy ugyanazt az üzenetet teljesen más szavakkal kell célba juttatnod.

A jó és követhetõ munka alapfeltétele, hogy az elvégzett feladatokat igazolja valami írásban is. Tehát mindig készíts riportot (jelentést), feljegyzéseket, emlékeztetõt a megbeszélésekrõl.

Végül, de nem utolsó sorban lényeges téma volt a beszélgetésen, a kapcsolatok kialakítása és ápolása. Próbálj meg minél több kapcsolatot kialakítani, de ne csak a mennyiségre, hanem a minõségre is figyelj, hiszen a kontaktokat ápolni is kell. A sajtó munkatársaival légy elõzékeny, kedves. Ez sokban segítheti késõbbi munkádat. Ne felejtsd el az érdekcsoportok képviselõit sem.

Persze mindenekelõtt az ügyféllel kerülj jó viszonyba. Ne feledd, hogy egy idõ után tanácsadói státuszban kell majd dolgoznod az ügyféllel. Ha õ éppen számodra egyértelmûen hibás lépés megtételére készül, akkor a jó kapcsolat lehetõvé teszi, hogy udvariasan és készségesen más irányba kell terelned újabb javaslatokkal, vagy ha erre nincs lehetõség, akkor finoman, kedvesen figyelmeztetni tudd (persze érvekkel alátámasztva), hogy a lépésnek számára káros következményei lesznek.

Befejezésként néhány gondolat a munkakörülményekrõl: fontosnak tartom elmondani, hogy senki ne áltassa magát, nem egy 8 órás munkáról van szó. Elõfordulhat bizony, hogy az ügyfélnek este, hajnalban vagy akár hétvégén, sõt ünnepnapokon lesz rád szüksége. Bármikor elõfordulhat sürgõs, halaszthatatlan munka, vagy éppen krízishelyzet, amikor az ügyfél hajnali 3-kor ugraszd majd ki az ágyból. De az is megtörténhet, hogy õ éppen akkor ér rá vállalata kommunikációjával foglalkozni, ilyenkor szintén el lehet neki magyarázni, hogy lehetõleg emberi idõben próbáljátok meg megoldani a nem sürgõs problémákat…. Mivel az ügyfél a fõnök, nem tehetsz mást, minthogy a rendelkezésére állsz. Természetesen, ha elõre (idõben) szólsz, hogy neked programod van, az megoldható.

Örömmel hallottam, hogy noha Magyarországon a technikai feltételek még nem mindenki számára adottak, de hamarosan talán lehetõség nyílik arra, hogy otthonról is el tudod látni feladataidat, így a gyermekvállalás mellett is lehet elvileg dolgozni. Ehhez azonban a technikai feltételek mellett a fõnöködet is meg kell gyõznöd arról, hogy megbízhat akkor is a teljesítményedben, ha nem tartózkodsz az irodában. Remélem ez a lehetõség a közeljövõben egyre több ember számára válik elérhetõvé.

Összességében úgy érzem, hogy egy abszolút pozitív találkozón vehettem részt, aminek szerencsére lesz folytatása. Jó volt látni a szakma egy valóban „mûködõ” képviselõjét. Köszönet még egyszer!